Come… scrivere una business email (in inglese)

In collaborazione con Kaplan International English, vi diamo qualche suggerimento per una delle cose più temute in assoluto: come scrivere una business email, in inglese…

Le imprese internazionali usano l’email come forma principale per le comunicazioni. Di seguito alcuni consigli su come scrivere email in un ambiente professionale.

→ Suggerimenti generici
•    Usa paragrafi e interlinee regolarmente. Questo permetterà di leggere facilmente il tuo messaggio.
•    Se hai domande rendile chiare all’inizio della mail, non nella parte centrale.
•    Scrivi usando un tono professionale. Stai attento a frasi simpatiche o toni scherzosi, potrebbero non essere capiti. Una frase simpatica in Nuova Zelanda potrebbe non essere tale in Inghilterra.
•    Sii conciso, i madrelingua lo sono sempre.
Più lunga è la mail, più alta sarà la probabilità che il destinatario non la legga fino in fondo.

→ Carattere
Il carattere comunemente usato dalle aziende è Arial, Times New Roman o Calibri . Evita testi colorati e altri tipi di carattere.
→ Come iniziare
Se l’email è indirizzata a qualcuno esterno all’azienda, il miglior modo di iniziare è:
•    Dear Sir/Madam
•    Dear Mr/Miss/Mrs + Cognome
•    To whom it may concern
Se il destinatario è un collega, il miglior modo di iniziare è:
•    Dear + Nome
•    Hello + Nome
→ Corpo della email
La lunghezza di una’email dipende dal messaggio.
→ Come concludere
Ognuno dei seguenti modi utlizzati per concludere una mail sono considerati professionali.
•    Sincerely, _________
•    Best Wishes, _________
•    Best Regards, _________
Quando invii l’email a un collega o qualcuno con cui lavori spesso, puoi concludere l’email con:
•    Many Thanks, _________

In calce alla mail inoltre è bene inserire la propria firma con i recapiti, questo servirà a identificare l’azienda per cui lavori e a raggiungerti più facilmente

→ To
Il destinatario della mail.
→ CC (Carbon Copy)
altri destinatari che si vogliono includere nella conversazione.
→ BCC (Blind Carbon Copy)
leggono la mail ma sono nascosti agli altri destinatari.
Nota: Nelle email di gruppo rispondi al solo emittente senza usare il tasto “Reply All” se non necessario che gli altri leggano.
→ Subject
È importante che l’oggetto dell’email usi poche parole per esprimere esattamente il contenuto.
•    Good: New Canada Program
•    Bad: I’m writing to inform you and the team we are offering a new Work and Study Program in Canada…

Materiale fornito da Kaplan International English